Gerne senden Kunden zu übersetzende Textinhalte in Form von PDF-Dateien, obwohl hinlänglich bekannt ist, daß Texte in solchen Dateien NICHT direkt editierbar sind! Vor dem Übersetzen muß der Text in PDF-Dateien erst wieder in eine editierbare Form umgewandelt werden. Dies kann erhebliche Probleme, zusätzlichen Arbeitsaufwand und damit Kosten verursachen.
Wurde der ursprüngliche Text kundenseitig in MSWord, LibreOffice oder OpenOffice erstellt und in eine nicht geschützte PDF-Datei konvertiert, dann kann der Text durch Markieren und Kopieren in ein leeres MSWord-Dokument übertragen werden. Eine automatische Konvertierung ist meistens auch mittels PDF-Grabber möglich, wobei dabei jedoch das Problem nicht bekannter Schriftsätze auftauchen kann. Derartige PDF-Dateien sind für den Übersetzer der eher kleinere Schreck.
Wurde der ursprüngliche Text aus einem Satzprogramm, wie Adobe InDesign, Pagemaker oder QuarkXpress in einer PDF-Datei abgespeichert, dann kann der Text in der Regel markiert, kopiert und in eine leere MSWord-Vorlage übertragen werden. Das gelingt jedoch nicht, wenn die Textvorlage geschützt angelegt wurde. Dann wird der Übersetzer im MSWord-Dokument anstelle von Buchstaben weitestgehend nur Hieroglyphen sehen. In diesem Fall lässt sich der Text auch nicht mittels Texterkennungsprogramm extrahieren. Hier bleibt dann nichts anderes übrig, als den Kunden um eine ungeschützte Version anzufragen. Bereits diese Versuche und nötige Korrespondenz verursachen vermeidbaren Zeitaufwand. Übersetzer bekommen hier einen mittleren Schreck.
Wurde der ursprüngliche Text aus beispielsweise einem Handbuch in Papierform gescannt und in einer PDF-Datei abgespeichert, dann ist der Text in einem Bildformat eingebettet. Der Text kann somit nicht durch Markieren und Kopieren in eine MSWord-Datei übertragen werden. Hier hilft nur der Versuch mittels eines Texterkennungsprogramms, wie Omnipage oder Abbyy FineReader, den Text aus der PDF-Datei zu extrahieren. Das Ergebnis ist meistens nicht befriedigend. So wird nach dem Konvertieren die ursprüngliche Textformatierung häufig verändert dargestellt, Schriftarten entsprechen nicht mehr dem Original oder einzelne Textabschnitte verbleiben in einem Bildformat. Es ist daher oft besser den Text an einem geteilten Bildschirm von der PDF-Vorlage in eine daneben angeordnete, leere MSWord-Vorlage zu übersetzen und zu versuchen die Textformatierung der Vorlage nachzubilden. Der Einsatz eines CAT-Tools ist dabei nicht möglich und der höhere Arbeitsaufwand verteuert die Übersetzung erheblich. Dieser Typ von PDF-Dateien ist ein echter Übersetzer-Schreck!